تولید محتوا همیشه به آن آسانی که ما می‌خواهیم نیست. اگر بازاریابان می‌توانستند فقط با یک بشکن زدن یک کمپین ایمیل موفق، کانال یوتیوب یا وبلاگ راه‌اندازی کنند، عالی می‌شد. اما همه محتواها نیاز به برنامه‌ریزی دقیق، تلاش تیمی و یک چرخه تولید محتوای مشخص دارند تا همه چیز و همه افراد را در مسیر درست نگه دارند.
در این مقاله، ما قصد داریم بررسی کنیم که گردش کار محتوا چیست؟ چرا تیم شما به آن نیاز دارد؟ و مراحل ایجاد روند مناسب برای رسیدن به اهداف بازاریابی شما بواسطه تولید محتوا چیست؟
گردش کار محتوا چیست؟
گردش یا جریان کار تولید محتوا، نقشه راهی است که تیم شما را از اولین جرقه‌ی یک ایده تا انتشار اثربخش آن، گام‌به‌گام راهنمایی می‌کند. گرچه این نقشه مراحل و ابزارهای لازم را پیش روی شما قرار می‌دهد، اما سرنوشت محتوا، به توانایی و هم‌افزایی افراد تیم شما گره خورده است.
راز یک گردش تولید محتوای کارآمد، شفاف‌سازی دقیق نقش افراد، تعیین اسناد و منابع لازم در هر گام و ترسیم مسیر زمانی است که همه چیز باید در آن به انجام برسد. بسته به نوع محتوا، چارچوب گردش کار شما ممکن است متحول شود.
اینکه اقدامات، افراد و جدول‌های زمانی تعریف‌شده در یک جریان، مطابق با محتوایی که خلق می‌کنید، مانند وبلاگ، ویدیو، پخش زنده یا نوشتار وب، دستخوش تغییر شوند، کاملاً طبیعی است.
چرا بازاریابان به یک گردش کار تولید محتوا نیاز دارند؟
چرخه تولید محتوا تضمین می‌کند که پروژه بدون مشکل و با موفقیت پیش می‌رود و اختلالی در روند بازاریابی محتوایی شما ایجاد نمی‌شود. با استفاده از یک گردش کار استاندارد و بهینه، می‌توانید:
- محتوایی منسجم، به موقع و دقیق ایجاد کنید.
- بر نتایج، نظارت واقع‌بینانه داشته باشید.
- مهلت ارائه محتوا را تضمین کنید.
- از موانع رایج در برنامه‌ریزی و تولید محتوا پیشگیری کنید.
- وظایف واضحی را به هر فرد در تیم تولید محتوا محول کنید.
در اصل چرخه تولید محتوا، شما و تیمتان را در مسیر روان و برنامه‌ریزی شده نگه می‌دارد و بدون آن، به احتمال زیاد ضرب‌العجل‌ها را از دست می‌دهید، اشتباه می‌کنید و در تلاش برای رسیدن به هدف تعیین شده دچار مشکل می‌شوید.
انواع گردش کار تولید محتوا : مبتنی بر وظیفه یا مبتنی بر وضعیت؟
قبل از یادگیری نحوه ایجاد چرخه محتوا، باید بدانید که کدام یک برای تیم شما بیشترین کارایی را دارد: گردش کار مبتنی بر وظیفه (Task-based) یا مبتنی بر وضعیت (Status-based). دانستن تفاوت بین این دو به شما کمک می‌کند تا یک گردش کار مناسب را برای پروژه بعدی خود برنامه‌ریزی کنید.
گردش‌های کاری مبتنی بر وظیفه (Task-based)
در گردش‌های کاری مبتنی بر وظیفه، هر مرحله یک سری وظایف مشخص دارد که قبل از رفتن به مرحله‌ی بعد، باید انجام شود. در این نوع گردش کارها، هر مرحله به طور کامل شرح داده می‌شود و همه افرادی که روی پروژه کار می‌کنند می‌دانند چه انتظاری از آنها می‌رود. گردش کاری مبتنی بر وظیفه، برای تیم‌های محتوایی تازه‌کار بسیار مفید است.در این چرخه کاری، به هر عضو تیم که مسئولیتی داده می‌شود، دیدی کامل و واضح از روند‌کار و وظایفی که بر‌عهده دارد نیز گفته می‌شود تا نقش خود در انجام امور و قدم‌های بعدی پروژه را به خوبی درک کند.
گردش کار مبتنی بر وضعیت (Status-based)
در گردش کار مبتنی بر وضعیت، هر مرحله با یک وضعیت مشخص می‌شود و نیازی به تشریح کارهای مورد نیاز، مانند گردش کارهای مبتنی بر وظیفه، ندارد. این نوع گردش کارها معمولاً ردیابی آسان‌تری دارند و برای انواع مختلف محتوا قابل استفاده هستند. با این حال، ضروری است که تیم شما فرآیند خلق محتوا و نقش خود را در آن به خوبی درک کند.
چگونه یک چرخش کار تولید محتوا ایجاد کنیم
مراحل زیر به شما کمک می‌کنند تا یک چرخه تولید محتوای هدفمند و استاندارد برای خود و تیمتان بسازید:
اهداف محتوا و مخاطبان خود را مشخص کنید
اهداف شما مشخص می‌کند که چه نوع محتوایی می‌خواهید تولید کنید و مخاطبان هدف شما چه کسانی هستند.
آیا هدف شما ایجاد آگاهی از برند است؟ اگر چنین است، احتمالاً می‌خواهید وبلاگ‌هایی با محوریت محصول یا پست‌های جذاب در رسانه‌های اجتماعی ایجاد کنید. اگر در تلاش برای افزایش رضایتمندی و حفظ مشتریان فعلی خود هستید، یک کمپین ایمیل موثر بهترین گزینه خواهد بود.
به وضوح نقش ها و مسئولیت های هرکسی را در تیم خود تعریف کنید
پس از شناخت اهداف محتوا و مخاطبان خود، زمان تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کسی از تیم بازاریابی شما در پروژه مشارکت داشته باشد، فرا می‌رسد. برای این کار، به تولیدکنندگان محتوا (وبلاگ نویسان، یوتیوبرها، فیلمبرداران و غیره)، ویراستاران، تایپیست ها و سایر افراد مرتبط با تولید محتوا نیاز خواهید داشت.
چه تیم شما از گردش کار مبتنی بر وظیفه یا مبتنی بر وضعیت استفاده کند، مهم است که هر فرد، نقش، وظایف و جایگاه خود را در فرآیند به درستی بداند.
برای مثال، اگر گردش کار شما مربوط به تولید تعدادی سلسله ویدیو در یوتیوب باشد، نویسندگان محتوا مسئول خلق محتوا خواهند بود. ویراستاران وظیفه تضمین کیفیت بالا و بدون خطای محتوا را بر عهده دارند. مدیران ارشد ویراستار یا پروژه، مجوز نهایی انتشار هر قسمت را صادر می کنند.
این زمان همچنین بهترین فرصت برای تعیین ابزار و موادی است که تیم شما برای تولید و انتشار محتوا به آنها نیاز دارد؛ سیستم های مدیریت محتوا مانند وردپرس برای انتشار پست های وبلاگ ضروری هستند. Canva و Adobe Photoshop ابزارهای فوق العاده ای برای طراحی گرافیکی به شمار می روند.ممکن است به تجهیزاتی مانند میکروفون و دوربین برای ویدیوها یا سرویس‌های مارکتینگ اتومیشن برای کمپین های ایمیلی نیز نیاز داشته باشید.
نوع محتوا و زمان انتشار آن را تعیین کنید
تصمیم بگیرید که می‌خواهید چه نوع محتوایی تولید کنید و زمان انتشار آن را در هر پلتفرم مشخص کنید. به عنوان مثال، برنامه ریزی شما بر این اساس باشد که هر هفته باید یک ویدئو در یوتیوب یا هر دو روز یکبار ریلز اینستاگرام قرار دهید. در این زمان، ایجاد تقویم محتوا برای برنامه ریزی پروژه بسیار کمک‌کننده است زیرا شما را از انتشار به موقع محتوا مطمئن می‌کند.
فرایند تولید محتوا را توسعه دهید
داشتن یک طوفان فکری در مورد مراحل مهم تولید محتوا می‌تواند در یافتن ایده های ناب کمک کند. برای موفقیت محتوای برند، این ایده ها ضروری اند و گام های شما برای تولید محتوا را دگرگون می‌کنند. فرض کنید مراحل نوشتن و انتشار یک بلاگ‌پست شامل موارد زیر می‌شود:
- تدوین استراتژی
- برنامه‌ریزی
- خلق محتوا
- ویرایش
- انتشار
- تحلیل
این قدم ها کلی به نظر می رسند ولی اینجا، جایی است که باید با جزئیات بیشتر پیش بروید و طوفان فکری کمک می‌کند در این جزئیات، ایده های جدید‌تری بیابید. مثلاً، تدوین نقشه راه توسط استراتژیست محتوا معمولاً شامل بررسی محتوای موجود، تعریف پرسونای مخاطب و تحقیق کلمات کلیدی می‌شود. ویرایش ممکن است شامل پیاده‌سازی تکنیک‌های سئو یا اضافه کردن تصاویر و لینک‌ها باشد. طوفان فکری کمک می‌کند تا در این جزئیات، چرخه تولید محتوا را توسعه دهید. هر مرحله از این فرآیند باید دقیق و کامل مشخص شود تا فرد مناسب مسئولیت آن را بر عهده بگیرد.
گردش کار خود را مستند و خودکار کنید
شرکت‌ها معمولاً از رویه استاندارد عملیاتی یا SOP برای مدیریت پروژه و همسو نگه داشتن تیم خود با پیشرفت کار استفاده می‌کنند. ابزارهایی مانند ترلو، جیرا، میزیتو، تسکولو و … دسترسی آسان تیم ها به SOP تعیین شده را فراهم می‌کنند.
چرخه تولید محتوا، روندی ضروری برای تولید منظم و مؤثر محتوا با آگاهی همه اعضای تیم در هر مرحله است. با داشتن یک گردش کار تولید محتوا، می‌توانید باعث افزایش بهره‌وری و کاهش خطا شوید و تعامل در محل کار را تقویت کنید. گردش کار تولید محتوا را نقشه‌راهی برای راه اندازی روان محتوا و رسیدن به اهداف خود در نظر بگیرید.
